Hoe begin je een eigen koffiezaak?

Een belangrijk punt dat veel mensen vergeten bij het openen van een horeca-onderneming: het doel is niet om het iedereen naar zijn zin te maken. Dat in onrealistisch en niet mogelijk. In plaats daarvan moet je begrijpen wie je klanten zijn, en voor welke doelgroep je bedrijf bedoeld is. Daarom moet je jezelf de volgende vragen stellen:

• Wie is jouw doelgroep?
• Wat zijn hun demografische kenmerken?
• Wat zijn de klanten in een bepaald gebied bereid te betalen voor jouw koffie? Vinden ze jouw prijzen redelijk?
• Ga je eten aanbieden? Zo ja, ga je dat zelf doen of moet je samenwerken met bijvoorbeeld een bakkerij?
• Wil je zitplaatsen aanbieden of liever een to-go concept?

Voordat je begint met het uitvoeren van jouw concept, moet je nadenken over wat voor koffiezaak jij voor ogen hebt. Zet al je visies en doelen op papier en bedenk welke sfeer je wilt creëren. Nadat je wat koffiezaken hebt bekeken en inspiratie hebt opgedaan, zal het plaatje van je eigen zaak steeds completer worden. Nu is het tijd om aan alle details te werken. Vraag jezelf af welke stijl je koffiezaak moet hebben, hoe je je producten wilt serveren, welke betalingssysteem je wilt gebruiken. Begin ook na te denken over hoe je je interieur wilt ontwerpen en inrichten. Vergeet niet alle details zoals de koffiemokken en kopjes, de menukaarten, het behang, de kassa, de koelkast met de taart enzovoort. Een duidelijk omschreven en opgeschreven visie zal je helpen bij de volgende plannings- en uitvoeringsstappen. Het zal je helpen bij het kiezen van een naam en een logo voor jouw merk, uiteindelijk beslissen over het decor, het plannen van het eten, het afwerken van het menu, het kiezen van de koffie, en zelfs het bepalen van een manier om met de klanten om te gaan en hen te plezieren.

Wij hebben al benadrukt dat je de buurten moet bestuderen waarin je overweegt je koffiezaak te openen. Voordat je definitief voor een locatie kiest, moet je tijd doorbrengen in die buurten en je ogen goed open houden.

Let vooral op hoeveel mensen zich te voet verplaatsen en hoe de parkeersituatie is. Denk goed na over de volgende vragen: Is de locatie zichtbaar genoeg en goed bereikbaar? Hoeveel voedselverkeer is er rond de locatie? Wat is de demografie in de buurt? Wat vinden de mensen in de buurt wel en niet leuk? Met wie concurreer ik precies?

Hier volgen enkele voorbeelden hoe potentiële gasten zich in verschillende locaties kunnen gedragen. Alle locaties zijn aan te raden voor koffiebars, maar afhankelijk van jouw concept en gewenste gasten kies je waarschijnlijk liever voor het een of het ander.

• In de buurt van kantoren: gasten zullen vooral naar jouw koffiebar komen voor een snelle koffiepauze of lunch. Vaak kiezen ze voor gemak, efficiëntie en de mogelijkheid voor takeaway. In het weekend zal het rustig zijn en kun je eventueel dicht blijven.
• Drukke knooppunten en treinstations: ook hier wordt er vaak voor takeaway gekozen en staat efficiënte centraal. Het is hier de hele week druk, maar vooral tijdens piekuren moet je ervoor zorgen dat je genoeg voorraad hebt en snel kunt werken.
• In de buurt van scholen en universiteiten: hier zullen meeste gasten studenten zijn. Ze hebben meestal iets minder te besteden maar zijn wel vaak in de omgeving en worden snel een vaste klant. Tijdens vakanties kan het wel wat stiller worden.
• Stadscentra & winkels: hier vind je zowel de lokale bevolking maar ook toeristen en kan jouw koffiezaak dus de hele week open. De prijzen van het huren of kopen van een pand liggen daarom niet verrassend hoger.
• Residentiële buurten: hier hebben gasten het minste haast en zijn ze op zoek naar een plek waar ze met andere kunnen afspreken. Zo zul je ook meer families en dus kinderen over de vloer hebben.

Bestudeer dus ook de regelgeving, bestemmingsplannen en de afstand tot leveranciers. Elk detail is van grote invloed op het succes van de zaak.

Bovendien moet je nadenken over het pand zelf. Je moet ervoor zorgen dat er voldoende ruimte is en dat alle noodzakelijke gas-, afvoer- en waterleidingen geïnstalleerd zijn. Je zou ook kunnen overwegen om een front-of-house ruimte te hebben, dus kijk of je daar voldoende ruimte en capaciteit voor hebt. Al deze punten zijn ook van invloed op jouw opstartkosten en moeten goed doordacht zijn.

Tip: lees nog meer tips en tricks in ons artikel over een restaurant locatie kiezen.

Als het op inkopen aankomt, raak je misschien verdwaald in alle gadgets die je nodig hebt en waar je ze kunt kopen. Hier kun je jezelf helpen door in andere koffietenten rond te vragen en hun apparatuur te bekijken. Hier enkele horeca benodigdheden die je nodig zou kunnen hebben:

• Een horeca koffiemachine: aangezien koffie centraal staat in jouw horeca-onderneming, is een professionele koffiemachine noodzakelijk. Deze moet robuust zijn en snel en betrouwbaar goede kwaliteit koffie leveren. Je kunt uit verschillende modellen kiezen, onder andere een pistonmachine of een volautomatische koffiemachine.
• Extra koffie apparaten: ook is een industriële koffiemolen een goede investeering wanneer deze niet in de koffiemachine is ingebouwd. Een koffiemolen zorgt namelijk voor vers gemalen koffiebonen. Veel koffiemachines hebben ook een functie waarmee melk opgeschuimd kan worden, hierbij komt een opschuimkan en thermometer ook goed van pas. Eventueel kan je ook een losse melkopschuimer kopen.
• Benodigdheden voor andere dranken: naast koffie is het ook een goed idee andere dranken te serveren. Denk aan thee, sapjes en frisdrank. Hiervoor komen heet water dispensers, blenders en ijsblokjes machines goed van pas.
• Kopjes, mokken en lepels: zorg dat je genoeg kopjes en lepels hebt, zodat je altijd koffie kan serveren. Houd er ook rekening mee dat er voor verschillende koffies verschillende kopjes en lepels nodig zijn, zo serveer je geen espresso in een latte macchiato glas.
• Benodigdheden voor afhalen: afhalen wordt steeds populairder, zorg er daarom voor dat je verschillend to-go bekers en verpakkingen op voorraad hebt. Zo kunnen gasten snel en makkelijk een bestelling afhalen.
• Koelkasten, vriezers en vitrines: koelkasten en vriezers zijn essentieel om jouw producten vers te houden. Denk bijvoorbeeld aan etenswaren, zuivelproducten of frisdrank. Een vitrine komt goed van pas om lekkere gebakjes en taarten tentoon te stellen.
• Opslagruimte en bewaarbakken: natuurlijk heb je ook opslagruimte nodig voor al jouw benodigdheden. Hiervoor komen planken, rekken, kasten maar ook dozen, kratten en bewaarbakken goed van pas. Goede organisatie is belangrijk voor een soepel lopende onderneming.
• Vaatwasser en spoelbak: alles wat vies is moet ook weer schoon worden. Een spoelbak en professionele vaatwasser is essentieel en zorgt ervoor dat jouw vaat snel en efficiënt weer schoon en klaar voor gebruik is.
• Een kassasysteem: deze helpt niet alleen bij het verwerken en afrekenen van bestellingen, maar kan je tegenwoordig ook helpen met het bijhouden van je voorraad, opbrengsten en statistieken.

Cafés zijn gespecialiseerd in het serveren van vers gezette koffie van hoge kwaliteit, hierdoor spelen koffiebonen een belangrijke rol in jouw zaak. Het vinden van een kwalitatieve en betrouwbare leverancier is dus essentieel voor het succes van jouw koffietent. Ook hier moet je je afvragen wat je zoekt in een leverancier en producten. Een paar vragen om je hiermee op weg te helpen:

• Wil je duurzame producten? Wil je ze allemaal fair-traded?
• Welke smaken streef je na? Wil je de koffie zuurder en bitterder, of juist romiger en intenser? Of wil je zelfs beide opties aanbieden?
• Hoe zit het met de andere dranken, zoals thee? Welke soorten thee wil je en hoe dacht je deze te serveren? Heb je liever de thee verpakt in theezakjes, of wil je zelf een kruidenmengsel samenstellen?

Maar je moet niet alleen op zoek gaan naar goede koffiebonen. Er zijn nog veel meer benodigdheden die je nodig hebt:

• Melk
• Eventuele ingrediënten voor brood en gebak
• Kopjes en servetten
• Koffie roerstaafjes
• Theepotten en verschillende soorten theezakjes
• Siropen

Er zijn nog veel meer dingen, die aan deze lijst moeten worden toegevoegd. Schrijf alles op en ga op zoek naar leveranciers voor elk item. Zorg ervoor dat je met betrouwbare mensen werkt, die je kunnen verzekeren van hun kwaliteit en altijd alle afspraken officieel nakomen met ondertekende contracten.